Ci siamo, il tuo evento è organizzato. Dalla location al servizio catering, finalmente c’è tutto. La strada verso il successo della festa è tutta in discesa, giusto?

Sbagliato! Se non dedicherai altrettanta cura alla promozione del tuo evento il rischio che si tramuti in un fallimento è tutt’altro che improbabile. Promuovere un evento è fondamentale per farlo conoscere al pubblico (ovvero i potenziali partecipanti) e per contribuire a definire più accuratamente la tua brand identity.

Il compito non è semplice come sembra: occorre avere un piano strutturato e conoscere tutti gli strumenti (che sono davvero tantissimi) a tua disposizione per riuscire al meglio nell’intento. Innanzitutto, occorre avere ben chiaro l’obiettivo da raggiungere con il tuo evento, gli elementi che lo caratterizzano e rendono unico e, ovviamente, il target a cui è rivolto: ne abbiamo parlato in questo articolo. La strategia sarà ovviamente diversa in base alla situazione; in generale, però, si può suddividere la promozione di un evento in tre fasi: pre-, durante e post evento, ognuna con una sua utilità.

Prima del tuo evento

Dopo aver raccolto le informazioni che ti permetteranno di destare interesse per il tuo evento dovrai valutare quali siano i canali più adatti da sfruttare per la sua promozione. Tra gli strumenti online Facebook, ad esempio, è essenziale al giorno d’oggi. Nella piattaforma Social per eccellenza potrai creare il tuo evento e, se si tratta di un format di eventi riproposti periodicamente, anche una pagina dedicata.

Attenzione: immagine di copertina, profilo e contenuti grafici dovranno avere colori ben definiti, per riprendere il mood dell’evento e renderlo riconoscibile a tutti. All’interno di evento e pagina potrai inserire periodicamente contenuti che serviranno per creare ed aumentare l’aspettativa nei confronti del tuo evento (mettendo in risalto ad esempio una location particolare, un relatore di spicco). Instagram può essere di grande aiuto se vorrai puntare su foto e video d’impatto o aumentare l’attesa con Stories e contenuti “live” del tuo evento che prende forma.

Puoi sfruttare anche piattaforme esterne (ad esempio Eventbrite) per raccogliere le partecipazioni o, nel caso di eventi a numero limitato, vendere i biglietti.

Una volta creato l’evento e definiti i contenuti secondo un piano editoriale sarà necessario investire su di essi anche tramite advertising, per raggiungere al meglio il target che desideri (le sponsorizzazioni su Facebook e Instagram ti permettono proprio di scegliere a chi far sapere dell’esistenza del tuo evento). Se invece disponi già di un bacino di contatti mail e sei sicuro possano essere interessati al tuo evento, anche la newsletter può rivelarsi uno strumento vincente, con invii periodici di mail per tenere aggiornata la tua lista.
Preparare un buon comunicato stampa può inoltre permetterti di far conoscere il tuo evento tramite giornali e pubblicazioni, sia online che cartacei. Tra gli altri strumenti di promozione offline del tuo evento non vanno dimenticati i classici volantini e cartelloni; non sottovalutare nemmeno il passaparola che si creerà da persona a persona, se la tua strategia di comunicazione online ed offline avrà avuto successo.

Infine, se il tuo evento è in grande… pensa in grande! Radio e televisione sono media da non sottovalutare, grazie al numero di utenti che possono raggiungere tramite la pubblicità.

Durante l'evento

Il giorno dell’evento non dovrai far altro che “raccontare” ciò che avviene sfruttando tanti tipi di canali e strumenti, raccogliendo materiale da sfruttare successivamente:

● assumi un fotografo che immortalerà i momenti più belli, che poi potrai pubblicare ad evento terminato;
● utilizza le funzioni Facebook e Instagram per i video in diretta o Twitter per pubblicare brevi ma frequenti aggiornamenti su quello che succede. Se l’evento è contraddistinto da un hashtag, questo è il momento buono per “abusarne” ed utilizzarlo in ogni post;
●valuta l’idea di distribuire gadget preparati in precedenza per l’occasione: li legherai per sempre a quell’esperienza e, ovviamente, al tuo brand, dando un ulteriore valore aggiunto a quei momenti (indeciso sul gadget? Qui puoi trovare qualche consiglio).

Dopo l'evento

Nei giorni successivi all’evento non dovrai fare altro che pubblicare foto e video creati durante l’occasione, articoli, opinioni dei partecipanti e, perché no, magari anche un teaser al prossimo evento che organizzerai. Puoi anche pensare di richiedere feedback in forma privata ed anonima o inviare una mail/lettera di ringraziamento a relatori/ospiti speciali o, ancora una volta, una newsletter dedicata a tutti i partecipanti.

Non sottovalutare questa fase, poiché sarà quella che legherà indissolubilmente a te il tuo target, che sarà maggiormente spronato a partecipare ai tuoi eventi futuri.

Nella promozione di un evento tenere il passo con così tante sfaccettature può risultare davvero difficile se non sei un esperto del settore; il rischio è di non riuscire a valutare al meglio tutte le possibilità a disposizione e quindi non mettere in risalto il tuo evento quanto meriterebbe. Lascia fare a noi! Dall’ideazione dell’immagine coordinata del tuo evento alla preparazione di tutto il materiale online ed offline, Like Agency saprà aiutarti a creare eventi indimenticabili: scrivici a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.